Hoe ziet vergaderen er in het ‘nieuwe normaal’ uit? Op kantoor werken zal niet meer de standaard zijn. Hoe kun je toch efficiënt vergaderen wanneer de helft van het personeel thuis zit en de andere helft samen in een vergaderzaal? Hieronder enkele tips!
Wat is er nodig voor een goede hybride vergadering?
- Solide geluid
- Eenvoudige en praktisch werkende software
- Een goede camera toegepast op het formaat van de ruimte
- Een haarscherp beeldscherm op maat van je vergaderzaal
- Degelijke verlichting van de ruimte
Eenvoudige software
Er zijn vele soorten software voor boardrooms. Kies er één waardoor werknemers zich bezig kunnen houden met vergaderen in plaats van met de software. Voor iedere vraag is er een oplossing. Zet uw behoeften op een rij zodat het digitaal scherm de juiste software heeft in combinatie met de bekende conferentietools, zoals:
- Microsoft Teams
- Zoom
- Google Meet
- Cisco Webex
- Slack
- GoToMeeting
- Skype for Business
Haarscherp beeld
Bij middelgrote tot grote vergaderzalen is een LED-scherm de ideale oplossing. Met een LED-scherm ben je de komende 10 jaar verzekerd van een hoge beeldkwaliteit waarbij alle details goed zichtbaar zijn. Eventuele defecten zijn snel en eenvoudig tot op pixelniveau op te lossen waardoor een LED-scherm de meest onderhoudsvriendelijke en duurzame oplossing is voor de lange termijn.
In kleine vergaderzalen waar je op minder dan een meter van het scherm zit, is een LCD-scherm (TV-scherm) de juiste keuze omdat ze zeer scherp afbeeldingen, tekst en video’s kunnen weergeven.
Split-screen
Grote digitale schermen zijn op te delen in meerdere vlakken (PiP – picture in picture). Zo kun je bijvoorbeeld op de ene helft je collega groot naast een gedeeld document zetten. Op die manier is het document duidelijk te lezen en de gelaatsuitdrukking van een collega of klant goed te zien. Efficient hybride vergaderen was nog nooit zo eenvoudig!
Solide beeld en geluid
Kwalitatief goed beeld- en geluid is cruciaal om efficiënt te vergaderen. De keuze voor de juiste microfoon(s) is erg belangrijk is. Laat de goedkoopste oplossingen achterwege, kies voor een kwalitatief goede oplossing en bespaar de ergernis van slecht geluid. De mogelijkheden zijn talrijk, de juiste oplossing hangt af van veel details waaronder de soort ruimte en de grootte ervan. Laat je dus goed adviseren.
Geschikte verlichting
Een goede verlichting die afgestemd is op het gebruik van de ruimte is uiteraard ook belangrijk. Er wordt vaak gewerkt met verschillende presets zodat er bij een online vergadering een andere lichtsetting gebruikt kan worden.
Kortom
Het is nu tijd om vergaderruimtes uit te rusten voor flexibele, hybride manieren van werken. Een goede functionele opstelling en efficiënte tools voor het delen van content en samenwerking zijn de eerste vereisten voor vergaderruimtes in 2021. Want hybride vergaderen is het vergaderen van de toekomst.
Meer info?
Contacteer onze adviseur:
